КПП в ТЦ: особенности пропускного режима
КПП торгового центра — это точка, где сходятся интересы безопасности, арендаторов и логистики. Здесь разделяют потоки персонала, подрядчиков и поставщиков, проверяют документы и цели визита, оформляют временные и постоянные допуски, фиксируют события в журналах и на видео. От четкости процедур, прозрачности оформления и дисциплины поста зависят бесперебойная работа ТЦ и доказательная база при спорных ситуациях. Законодательные требования (ФЗ «О ЧОД», внутренние регламенты)
Правовая рамка работы поста складывается из федеральных и локальных документов. Базовым является Закон РФ № 2487-1 «О частной детективной и охранной деятельности», определяющий полномочия охраны, порядок досмотра с согласия посетителя/сотрудника и ответственность за безопасность на объекте. Параллельно действуют нормы по обработке персональных данных (в том числе требования к видеозаписям и журналам), трудовое законодательство и договорные обязательства между управляющей компанией, арендаторами и ЧОО.
Внутри объекта обязательны: Положение о пропускном режиме, Инструкция для поста КПП, порядок взаимодействия с администрацией и арендаторами, регламент доступа в технологические и служебные зоны, правила хранения журналов и видеоархива, а также формы заявок/доверенностей на допуск. Все эти документы должны быть согласованы, актуализированы и доведены до сотрудников КПП под роспись.
Пропуска для сотрудников арендаторов и подрядчиков
Система допуска в ТЦ обычно разделяет постоянные, долгосрочные и временные пропуска. Постоянные — именные, с фотографией и закреплением зон доступа в соответствии с должностью и графиком. Временные — по заявке арендатора или службы эксплуатации с обязательной идентификацией и ограничением по сроку/маршруту.
Чтобы пропуска сотрудников ТЦ работали без сбоев, прописывают единый цикл: предварительная заявка, проверка оснований (договор, приказ, наряд-допуск), идентификация по документу, выдача носителя (карта/бейдж), запись параметров в журнал/АСУД, возврат и закрытие допуска. Для повышения прозрачности полезно маркировать доступ по зонам (бэк-офис, складские помещения, машинные отделения, кровля) и по времени (рабочие смены, ночные окна).
Отдельное внимание — контроль подрядчиков ТЦ. Подрядные организации допускаются только по действующему договору и наряду-допуску с указанием вида работ, зон, ответственного лица и сроков. На КПП сверяют состав бригады, наличие СИЗ, обученность по ТБ, согласованный маршрут и время. Если работы связаны с повышенной опасностью, паспорт допуска дополняется планом-графиком и контактами дежурных служб. Любые отклонения (замена сотрудника, перенос сроков, расширение зоны работ) фиксируются в заявке повторно, иначе пропуск не продлевается.
Контроль грузовых зон: досмотр и видеозапись
Грузовые дворы и рампы — самые уязвимые участки: сюда идут поставки, возвраты, вывоз мусора и тары. На КПП устанавливают порядок прибытия транспорта: предзаявка от арендатора, идентификация водителя и ТС, привязка к воротам и временным слотам, подтверждение адресата в ТЦ. Перед въездом проверяют целостность пломб (если применяются), сопроводительные документы и соответствие грузу в заявке. При выезде — сверяют накладные, возврат тары и пломб, отмечают время, ворота, ФИО ответственного лица.
Досмотр вещей и багажных отсеков проводится исключительно с добровольного согласия, о чём делается отметка в журнале; отказ — основание для недопуска. Вся зона должна перекрываться видеокамерами с обзором рампы, ворот, площадки ожидания и линий осмотра. Непрерывная проверка грузовых зон ТЦ на видео обеспечивает разбор инцидентов: несостыковки в накладных, повреждения товара, несоблюдение очередности и времени. Срок хранения архива и порядок доступа к нему фиксируются внутренним приказом, а выдача фрагментов — только по письменному запросу уполномоченных лиц.
Пример документов: журнал выдачи временных пропусков
Даже при наличии автоматизированной системы у поста должен быть бумажный (или электронный с резервным копированием) журнал. Он нужен для быстрой сверки и как юридически значимая фиксация действий сотрудника КПП. Ниже — примерная структура записи для временного допуска:
-
Дата и время оформления.
-
Фамилия, имя, отчество, серия и номер документа, кем и когда выдан.
-
Организация (арендатор/подрядчик), должность/роль.
-
Основание допуска (заявка №, договор, наряд-допуск).
-
Цель визита и зона/маршрут (служебные, склад, техпомещения).
-
Вид пропуска (гостевой/временный), номер карты/бейджа.
-
Сопровождающее лицо (если требуется), контакты ответственного.
-
Отметка о согласии на обработку персональных данных.
-
Подписи: выдал/получил, отметка о возврате пропуска (дата, время).
-
Примечания (замены, инциденты, отказ в досмотре и т.п.).
Для унификации работы кпп торговый центра к журналу целесообразно приложить краткую инструкцию: порядок проверки заявок, алгоритм действий при утере пропуска, схема уведомления администрации при нарушениях, шаблоны отказа в допуске и актов о возврате/невозврате.
Грамотно организованный пропускной режим в торговом центре — это не только турникеты и бейджи. Это согласованные регламенты, ясные роли служб, прослеживаемость каждого допуска, корректный документооборот и видеоподтверждение ключевых операций. При таком подходе пост КПП становится не узким «бутылочным горлышком», а рабочим узлом, обеспечивающим безопасность, скорость и предсказуемость процессов внутри ТЦ.
Читайте также
